ExpenseVibe – användarguide

ExpenseVibe används för att redovisa utlägg, kilometerersättning och frånvaro. En attestant godkänner det som skickats in, och en administratör för över det till Visma Lön 600.

Guiden är uppdelad efter roll:

Alla användare: inloggning, utlägg, kilometerrapporter och frånvaro.
Attestant: godkänna eller avvisa det andra skickat in.
Administratör: användare, inställningar och export till Visma.

En person kan ha flera roller. Din roll visas längst ned i sidomenyn under ditt namn.

Alla användare

Logga in

Logga in med din e-postadress och det lösenord du fått av administratören. Första gången måste du byta till ett eget lösenord innan du kommer vidare. Samma sak händer om administratören har satt ett nytt lösenord åt dig.

Glömt lösenordet? Be administratören sätta ett nytt. Det finns ingen återställning via e-post. Vill du själv byta lösenord någon gång går du till adressen /konto/byt-losenord/.

Vill du använda iPhone-appen går du till Mobilappen i menyn och klickar Visa QR-kod för inloggning. Tryck sedan Skanna QR-kod i appen. Koden gäller i 15 minuter och fungerar bara en gång.

Logga ut med pilknappen längst ned i sidomenyn.

Översikt

Startsidan visar hur många av dina utlägg, kilometerrapporter och tidrapporter som väntar, är attesterade eller avvisade, plus de senaste du skickat in. Klicka på en rad för att öppna den.

ExpenseVibe skickar inga e-postmeddelanden. Titta här för att se om något du skickat in har attesterats eller avvisats.

Status på det du skickar in

Status	Betyder	Kan du ändra eller ta bort?
Inskickad	Väntar på attestering	Ja
Avvisad	Attestanten har skickat tillbaka den. Läs kommentaren	Ja. När du sparar skickas den in igen
Attesterad	Godkänd, väntar på att föras över till lönen	Nej
Exporterad	Överförd till Visma Lön	Nej

Det finns inget utkastläge. Ett utlägg eller en kilometerrapport är inskickad så fort du sparar den.

Utlägg

Välj Nytt utlägg och ladda upp kvittot eller fakturan (PDF, PNG eller JPG).
Fyll i kategori, beskrivning, datum, belopp och eventuell moms. Fält kan vara förifyllda från en automatisk tolkning av kvittot. Det är bara förslag, så kontrollera dem. En gul ruta betyder att tolkningen saknas eller är osäker.
Tryck Skicka in.

Ange beloppet i kronor. Valutafältet sparas men beloppet förs över till lönen som det står, utan omräkning.

Avbryter du efter steg 1 hamnar kvittot i Bilageinkorg. Där kan du välja Skapa utlägg och fortsätta senare, eller ta bort det.

Saknas en passande kategori? Hör med administratören.

Rätta ett avvisat utlägg: Öppna det under Mina utlägg, läs attestantens kommentar, välj Redigera och spara. Utlägget skickas då in igen automatiskt.

Kilometerrapporter

Välj Ny kilometerrapport och fyll i datum, från, till, syftet med resan och antal kilometer. Ersättningen räknas ut automatiskt med den km-sats som gällde den dag resan gjordes. Gör en rapport per resa.

Visas meddelandet “Ingen km-sats är konfigurerad för detta datum” behöver administratören lägga in en km-sats för den perioden.

Du ändrar, tar bort och rättar kilometerrapporter på samma sätt som utlägg, under Mina kilometerrapporter.

Frånvaro och tidrapport

Frånvaro (sjukdom, semester, vård av barn och så vidare) rapporteras dag för dag i Frånvarokalender och skickas in en gång per månad som en tidrapport.

Bläddra fram rätt månad. Står det att perioden inte är öppnad ännu, kontakta administratören.
Klicka på + i dagens ruta och välj frånvaroart. Ange antal timmar om frånvaroarten räknas i timmar. Lämna timmar tomt om den alltid är en hel dag. En hel dag räknas som dina schemalagda timmar den veckodagen. Klicka på en registrerad post för att ändra eller ta bort den.
När månaden är klar trycker du Markera som färdig. Tidrapporten skickas då till attestering. Det går också om du inte haft någon frånvaro alls.

Kalendern spärrar vissa registreringar:

En hel dag kan inte kombineras med annan frånvaro samma datum.
Flera timposter samma dag får tillsammans inte överstiga dina schemalagda timmar.
Lördagar, söndagar och helgdagar är gråmarkerade och går normalt inte att rapportera på. Det gäller även julafton, nyårsafton och midsommarafton.

När tidrapporten är inskickad kan dagarna inte längre ändras. Avvisas den visas attestantens kommentar överst i kalendern. Rätta dagarna och tryck Markera som färdig igen. Under Mina tidrapporter ser du alla dina tidrapporter och deras status.

iPhone-appen

Med iPhone-appen kan du skicka in utlägg (fotografera kvittot direkt), kilometerrapporter (under Körjournal) och frånvaro (under Frånvaro). Är du attestant kan du också attestera utlägg, kilometerrapporter och tidrapporter i appen.

Under Frånvaro bläddrar du mellan månaderna med pilarna. Tryck + för att registrera frånvaro och svep åt vänster på en post för att ta bort den. Markera som färdig skickar tidrapporten precis som i webben. Vill du ändra en post tar du bort den och lägger in den på nytt.

Första gången anger du serverns adress (den du får av administratören) och loggar in med samma e-post och lösenord som i webben.
Måste du byta lösenord gör du det först i webbappen. Appen släpper inte in dig innan dess.
Sätter administratören ett nytt lösenord åt dig loggas du ut från appen.

Allt som rör administration görs i webbappen.

Attestant

Under Attesteringskö i sidomenyn visas allt som väntar på beslut, med det äldsta först: utlägg, kilometerrapporter och tidrapporter i var sin lista. Siffran i menyn är antalet väntande poster.

Klicka på beskrivningen eller sträckan för att se detaljerna och öppna kvittot.
Attestera godkänner posten. Ett beslut går inte att ångra.
Avvisa skickar tillbaka posten. Du måste skriva en anledning. Den anställde ser anledningen och kan rätta och skicka in igen.

Som attestant ser du allas utlägg, kilometerrapporter och tidrapporter under Mina …-menyerna, inte bara dina egna.

ExpenseVibe hindrar inte en attestant från att attestera sina egna poster. Om det inte är tillåtet hos er behöver den regeln följas manuellt.

Administratör

Kom igång

Det allra första kontot skapas via länken på inloggningssidan. Länken syns bara så länge systemet saknar användare. Kontot blir administratör men inte attestant. Kryssa i Attestant på dig själv under Användare om du också ska attestera.

Gör sedan detta innan någon börjar använda systemet:

Lägg upp användarna.
Skapa kategorier för utlägg.
Lägg in minst en km-sats.
Skapa frånvaroarter och kontrollera arbetsschemana, om frånvaro ska rapporteras.
Kontrollera att innevarande månad finns under Perioder.

Koderna du anger i steg 2–4 måste redan finnas i Visma Lön 600. ExpenseVibe skapar inga nya koder där.

Användare

Fält	Kommentar
E-post	Används för inloggning.
Anställningsnummer	Måste vara samma som i Visma Lön 600. Visma hittar rätt anställd med det.
Personnummer	Valfritt.
Attestant	Får attestera allas poster.
Administratör	Får allt under Administration.
Lösenord	Sätts av dig. Användaren måste byta det vid första inloggningen.

Nytt lösenord: Användaren måste byta det vid nästa inloggning och loggas ut från iPhone-appen.
Sluta använda ett konto: Användare tas inte bort. Bocka ur Aktiv så kan personen inte längre logga in. Historiken finns kvar.
Den sista aktiva administratören kan inte inaktiveras eller förlora administratörsrollen.

Kategorier

Namn, kod (lönearten i Visma) och om kategorin är aktiv. En kategori som redan har utlägg kan inte tas bort. Den inaktiveras då i stället och visas inte längre för nya utlägg.

Km-satser

Ändras ersättningen per kilometer lägger du in en ny km-sats med det datum den börjar gälla. Gamla satser ska inte ändras. Varje resa ersätts med den sats som gällde på resans datum, så redan inskickade rapporter påverkas inte. Ange även lönearten och den benämning som ska synas i Visma.

Frånvaroarter

Namn, tidkod i Visma och om arten räknas i Timmar eller som Hel dag. Precis som för kategorier inaktiveras en frånvaroart i stället för att tas bort om den redan har använts.

Arbetsscheman

Varje anställd har ett veckoschema med timmar per veckodag. Nya anställda får måndag–fredag 8 timmar. Justera schemat för deltidare.

Schemat måste stämma med personens schema i Visma Lön. Annars avvisar Visma importen av frånvaron.
Ändrar du ett schema påverkar det heldagsposter som läggs in eller ändras efter ändringen. Befintliga poster behåller sina timmar. Exportens normalarbetstid räknas däremot alltid fram från schemat som gäller när exporten skapas.

Perioder

Frånvaro rapporteras per kalendermånad. En månad måste vara Öppen för att den anställde ska kunna rapportera. Normalt öppnas varje månad automatiskt den 1:a. Uteblir det, eller vill du öppna en månad i förväg, anger du månaden (ÅÅÅÅ-MM) och trycker Öppna.

När en period exporteras får den statusen Rapporterad och stängs för fler ändringar. Det sker bara när ingen tidrapport i perioden längre väntar på attestering. Behöver en rapporterad period rättas väljer du Återöppna.

Inställningar

Här styr du om lördagar, söndagar och helgdagar ska vara spärrade för frånvarorapportering. Spärren är på som standard. Svenska helgdagar räknas ut automatiskt och behöver inte läggas in.

Här väljer du också om attestanter får attestera sina egna utlägg, kilometerrapporter och tidrapporter. Det är tillåtet som standard. Stänger du av det syns egna poster inte i attesteringskön, så någon annan attestant måste attestera dem.

Export till Visma Lön 600

Gå till Export till Visma och välj Ny export.
Fyll i Period från och Period till och tryck Filtrera. Sätt Period till till löneperiodens sista dag (se nedan).
Kontrollera listorna. Alla attesterade utlägg och kilometerrapporter i intervallet är förvalda, och under Frånvaro alla perioder med attesterade tidrapporter. Bocka ur det som inte ska med.
Tryck Skapa export och sedan Hämta .tlu.
Läs in filen i Visma Lön 600.

Bra att veta:

Utlägg och kilometer summeras. Varje anställd får en rad per löneart, daterad Period till. Lämnas fältet tomt används datumet för personens senaste post.
Frånvaro väljs per månad. Att välja en period tar med alla dess attesterade tidrapporter.
Inget exporteras två gånger. Exporterade poster får statusen Exporterad och visas inte igen. Tidigare filer kan hämtas på nytt från exportlistan.
Gör en testimport i Visma innan ni börjar använda exporten på riktigt, och efter ändringar av koder eller scheman.

Avvisar Visma importen, kontrollera först:

Att anställningsnumren stämmer med Visma.
Att kategorier, km-satser och frånvaroarter har koder som finns i Visma.
Att arbetsschemana stämmer med Visma Lön, om Visma klagar på normalarbetstid.